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Jedes Unternehmen kann Kosten senken. Auch kleine Firmen, die ihr Geschäft kennen und ihre Abläufe und Betriebsmittel im Griff haben. So werden sie noch profitabler – und flexibler.

Mit einer schlanken Kostenstruktur können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auch in wettbewerbs- und preisintensiven Märkten ganz vorne mitspielen. Auch saisonal bedingte „ruhige Zeiten“ werden dank niedriger Kosten überstanden, ohne auf Fremdfinanzierung angewiesen zu sein.

1. Personal – flexible Arbeitszeitmodelle

Insbesondere kleine Unternehmen haben oft besonders loyale Mitarbeiter. „Man kennt und schätzt sich“. Unternehmer und Mitarbeiter wissen, was Sie voneinander erwarten können. Die Arbeit jedes einzelnen wird wertgeschätzt. Sein oder ihr Beitrag zum Gesamterfolg ist jedem bewusst. Deshalb sind Mitarbeiter in kleinen Firmen oft im hohen Maße bereit, sich bei betrieblichen Schwankungen einzubringen, wenn sich der Unternehmen mit ihnen zusammensetzt.

So können sie zum Beispiel mehr arbeiten, um einen Großauftrag im Sinne des Kunden zu erledigen, oder wenn jahreszeitliche Einflüsse mehr Arbeit und Umsatz bringen. Das Kleinunternehmen braucht dann keine Leiharbeiter einzusetzen oder Arbeit an Drittfirmen zu delegieren.

Die Mehrstunden, die die festen Mitarbeiter leisten, werden dann „abgebummelt“, wenn es wieder ruhiger wird und weniger zu tun ist. Für die Organisation dieser flexiblen Arbeitszeiten ist in Kleinunternehmen keine teure Arbeitszeit-Software nötig. Eine sauber geführte Excel-Tabelle, einfache Stundenzettel und -konten tun es auch.

2. Drucker, Büromaterial, Internetverbindung & Co.

Häufig haben Inhaber und Mitarbeiter in Kleinunternehmen alle Hände voll zu tun: mit Kundenanfragen, Aufträgen, mit Produktion und Verwaltung. Dies gilt insbesondere in der Gründungsphase. Aus Zeitmangel werden dann oft Hard- und Softwarelösungen angeschafft, ohne einen Preisvergleich anzustellen. Auch eine regelmäßige Aktualisierung der Marktpreise bleibt oft in der Alltagshektik liegen.

So werden jahrelang Monatsbeträge an Telefon- oder Webanbieter, oder auch an Leasing-Dienstleister für Geräte, gezahlt – obwohl die gleiche Leistung vielleicht viel günstiger von einem anderen Anbieter zu bekommen wäre. Ähnlich verhält es sich mit Verbrauchsmaterial: Büropapier, Druckerpatronen (z.B. HP Druckerpatronen), Schreibutensilien, auch Kaffee oder Toilettenpapier, Einmalhandtücher und ähnliches werden immer beim gleichen Lieferanten bestellt.

Wer sich regelmäßig die Zeit nimmt, Preise zu vergleichen, kann hier effektiv sparen. Das dauert dank des Internets nicht lange und rechnet sich deshalb schnell!

3. Büromiete

Hier liegt häufig besonders viel Sparpotential: In vielen Unternehmen steht ein Teil der Bürofläche häufig leer. Der Grund: Die Mitarbeiter arbeiten Teilzeit oder sind, wie auch der Unternehmer selbst, häufig bei Kunden. Insbesondere Verwaltungstätigkeiten, die am PC oder Laptop erledigt werden können, lassen sich leicht im Home-Office erledigen.

So kann zum Beispiel ein Teil der administrativen Arbeit zuhause erledigt werden. Die angemietete Bürofläche beschränkt sich dann auf die Kernarbeitsplätze, die Anwesenheit fordern (ebenso wie in Produktion oder Werkstatt). Alle anderen, die überwiegend im Home-Office arbeiten, kommen regelmäßig in die Firma – um sich mit den Kollegen abzustimmen und um das soziale Gefüge und die Loyalität zu erhalten.

Der dafür benötigte Platz ist viel kleiner, als wenn jeder einen festen Arbeitsplatz hat. Auch ein Arbeitsplatz, der wechselseitig von mehreren Mitarbeitern genutzt wird, kann viele Quadratmeter sparen.

Das eigene Büro ist lange Zeit der Traum vieler Existenzgründer. Doch steht es tatsächlich zur Debatte, stellen sich viele Fragen. Wo soll es sich befinden, wie soll es ausgestattet sein? Und mit welchen Fixkosten muss ich rechnen?

Örtliche Gegebenheiten prüfen

Bei der Auswahl der Räumlichkeiten steht eine Frage im Vordergrund: Passt meine Dienstleistung ins Umfeld? Denn nur, wenn die richtige Zielgruppe vor Ort anzutreffen ist, lohnt es zu investieren. Eine Ausnahme bilden die Internetdienstleistungen, die sogar aus dem Home-Office organisiert werden können.

Kosten kalkulieren

Natürlich sollte das Büro so beschaffen sein, dass man sich darin wohlfühlt. Ausreichend Tageslicht sowie eine ruhige Umgebung sind für ein harmonisches Arbeitsklima wichtig. Sonst gelingt es nicht, sich stundenlang zu konzentrieren. Doch eine optimale Lage geht auch häufig mit hohen Mietkosten einher.

Deswegen sollten gerade Gründer genau kalkulieren, wie viel Geld sie monatlich für diesen Posten veranschlagen können. Neben der Miete fallen im Büro nämlich noch andere Kosten an wie die für das Telefon, das Internet, den Strom und das Wasser. Eine Übersicht verschafft der Businessplan, der am besten mithilfe eines Fachmanns aufgestellt wird.

Bei der Ausstattung auf Ergonomie achten

In vielen Unternehmen wird inzwischen am Laptop gearbeitet. Dieser lässt sich grundsätzlich fast überall aufstellen. Oder man legt ihn sich zum Arbeiten auf den Schoß. Doch Vorsicht! Da sich beim Arbeiten im Büro routinierte Abläufe einstellen, sitzt man häufig über Stunden in derselben Position. Deswegen ist eine ergonomische Ausstattung des Büros empfehlenswert.

Der Schreibtisch sollte sich ebenso in der Höhe verstellen lassen wie der Schreibtischstuhl, damit sich die Sitzposition regelmäßig verändern lässt. Denn nur das aktive Sitzen schützt vor Problemen mit den Bandscheiben. Auch das restliche Skelett profitiert von Bewegung. Der Drucker und der Laptop müssen nicht direkt nebeneinander stehen. Dann ist man von Zeit zu Zeit zum Aufstehen gezwungen.

Arbeitsmittel beschaffen

Nichts ist schlimmer als das erste Kundengespräch, in dem kein Notizzettel und Kugelschreiber zur Hand sind. Deswegen sollten sämtliche Arbeitsmittel frühzeitig angeschafft werden. Damit beim Bestellen beziehungsweise Einkaufen nichts vergessen wird, lohnt es, vorab einen Blick in die Kataloge von Büroausstattern zu werfen. Eine große Auswahl findet man beispielsweise bei Otto Office.

Arbeitskräfte einstellen?

Wer ein eigenes Büro hat, wünscht sich eine eigene Sekretärin. Doch nicht immer ist es sinnvoll, Arbeitskräfte einzustellen. Denn diese bedeuten enorme Kosten. Insbesondere die Ausgaben für deren Sozialabgaben sind hoch. In Kleingewerben fallen oft so wenige Arbeitsprozesse an, dass diese sich bei guter Organisation allein erledigen lassen.

Harmonisches Umfeld schaffen

Wenngleich mit den finanziellen Mitteln anfangs sparsam umgegangen werden sollte, lohnt es, sich ein harmonisches Umfeld zu schaffen. Das kann der frische Strauß Blumen auf dem Schreibtisch sein. Bei der Wandgestaltung achtet man auf Farbgebungen, die individuell gefallen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Farben einen Einfluss auf das Wohlbefinden haben. Einige beruhigen, andere regen die Kreativität an.

Ein neuer Bodenbelag muss her? Wenn der Fußbodenbelag eines Büros in die Jahre gekommen ist, sollte eine Neuanschaffung gut überlegt sein. An das Material werden hohe Anforderungen gestellt und die Investition sollte sich langfristig auch rechnen.

Allroundtalent gesucht

Da in einem Büro abhängig von Mitarbeiteranzahl und Kundenverkehr viele Schritte zurückgelegt werden, sollte Der Fußbodenbelag eine sehr hohe Abriebfestigkeit haben. In diesem Zusammenhang ist zu bedenken, dass bei der Materialauswahl eine gute Akustik zu beachten ist, um die Tritte von klackernden Absätzen oder harten Ledersohlen zu dämpfen.

Der Fußboden eines Büros wird regelmäßig mit Feuchtigkeit in Kontakt gebracht. Sei es der Kunde, der versehentlich seinen Tasse Kaffee verschüttet oder die Reinigungskraft, die überengagiert sehr nass wischt – all das muss das Material des Bodenbelages vertragen. Zudem sollte der Boden antistatisch und geeignet für die dort vorhandene Heizungsart (z.B. Fußbodenheizung) sein.

Große Materialauswahl- Die Qual der Wahl

Als Nächstes schauen wir uns die unterschiedlichen zur Verfügung stehenden Materialien an und analysieren ihre Stärken und Schwächen:

Teppich

Teppichfußboden gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen und Farben. Er lässt sich gut verlegen und sorgt für ein angenehmes Raumklima. Wenn im Büro recht viel Kundenverkehr angesagt ist und auch bei nasser Witterung ein ständiges Kommen und Gehen herrscht, wird man an einem Teppich nur wenig Freude haben.

Des Weiteren muss ein Teppichboden in regelmäßigen Abständen gesäubert werden. Ist das Material zu sehr mitgenommen, empfiehlt sich eine professionelle Teppichreinigung von einem spezialisierten Unternehmen (beispielsweise Teppichreinigung Berlin).

Vorteile:

• viele Farbvarianten
• moderate Anschaffungskosten
• schafft ein angenehmes Raumklima

Nachteile:

• toleriert Feuchtigkeit nicht
• bei Stühlen mit Rollen nur bedingt geeignet

Laminat

Laminatboden ist vor allem in Privathaushalten sehr verbreitet. In den letzten Jahren hält er immer häufiger auch im gewerblichen oder industriellen Bereich Einzug. Laminatboden besteht, stark vereinfach gesagt, aus einer Holzfaserplatte und einer Dekorschicht. Je nach Behandlung der Oberfläche ist die Qualtät bei Laminat sehr unterschiedlich.

Beim Einsatz im Büro ist auf die entsprechnede Nutzungsklasse zu achten! Man muss sich allerdings bewusst sein, dass Laminat irgendwann an seine Grenzen kommt, da man ihn nicht abschleifen kann, wie das beispielsweise bei Parkettfußboden der Fall ist. Zudem sollten bei Nutzung von Stühlen mit Rollen Schutzmatten verlegt werden.

Vorteile:

• kostengünstig und schnell zu verlegen
• große Auswahl an verschiedenen Mustern

Nachteile:

• Nutzungsmöglichkeiten sehr stark qualitätsabhängig
• recht schneller Verschleiss

Parkett

Parkettfußboden gilt noch immer als sehr edler und exklusiver Fußbodenbelag. Parkett ist ein Naturprodukt und wird überwiegend aus Laubbäumen hergestellt. Das große Plus bei diesem Boden ist seine unumstrittene Langlebigkeit. Er benötigt dafür aber eine gute Pflege mit regelmäßiger Versiegelung. Dafür lassen sich Kratzer mit einem Schleifgerät wieder neutralisieren.

Vorteile:

• langfristige Nutzung
• bei guter Pflege fast „unverwüstlich“
• sehr edle Optik

Nachteile:

• hohe Anschaffungskosten
• muss regelmäßig vom Fachmann gespflegt werden
• laut bei harten Sohlen oder Absätzen

PVC und Vinyl

Die meisten als PVC Böden verbauten Fußbodenbeläge sind in Wirklichkeit Vinylbodenbeläge. Vinyl gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen und Farben. Die große Auswahl ist Ihnen gewiss! Dieser Bodenbelag ist recht einfach zu verlegen und zudem von Haus aus trittschalldämmend. Die Preise sind sehr unterschiedlich und qualitätsangepasst.

Vorteile:

• wasserabweisend und leicht zu pflegen
• geringe Anschaffungskosten

Nachteile:

• relativ schnell abgenutzt
• PVC/Vinyl ist von den Inhaltsstoffen noch immer umstritten

Der richtige Bodenbelag für das Büro ist natürlich auch eine Geschmacks- und Kostenfrage. Die Materalien bieten jeweils Vor- und Nachteile, welche für das eigene Ermessen gewichtet werden müssen.

Aufgrund von gesetzlichen Veränderungen, werden ab dem Finanzjahr 2018 höhere Nachforderungen des Finanzamtes zu erwarten sein. Der Grund hierfür liegt in der vom Gesetzgeber möglich gemachten Anpassung. Dieser wird begründet mit zu erwartenden höheren Einnahmen, also der Gewinnspanne.

Das heißt, das für Selbstständige die einen höheren Gewinn erwirtschaften, eine höhere Beitragsleistung zu erwarten sein wird. Die gute Nachricht lautet aber das Selbstständige über einen gewissen Gestaltungsspielraum bei dieser Neuregelung verfügen.

Neue Berechnungsgrundlagen für Selbstständige

Selbstständige, Unternehmer und freiberuflich Tätige die in einer freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, müssen sich ab dem Jahr 2018 auf eine Neuregelung bezüglich ihrer Beitragshöhe einstellen. Der neue Gesetzesentwurf, der bereits 2017 vom Parlament genehmigt wurde, sieht vor, das die Beitragshöhe auch rückwirkend zur Anwendung gebracht wird.

Was ändert sich im Genauen

De facto, ändert sich die Bestimmungsgrundlage, welche ab 2018 nur noch mehr vorläufig bestimmt wird. Die endgültige, definitive Beitragshöhe errechnet sich in späterer Folge rückwirkend auf den tatsächlich erwirtschafteten Gewinn eines Unternehmers. Wichtig zu wissen ist, das dies auch die Grundlage für das Folgejahr bestimmend ist.

In der Folge beutetet dies, das Versicherte bei denen sich die Geschäftszahlen positiver als im Vorjahr entwickeln, zum Teil mit recht hohen Nachzahlungen rechnen müssen. Um auf diese Gesetzesänderung nicht unvorbereitet zu stoßen, sollte man sich rechtzeitig gewisse Rücklagen schaffen, um nicht in Verzug mit den geforderten Beiträgen zu kommen. Selbstverständlich ist auch mit Rückzahlung zu rechnen.

Dies im Falle, das zum Beispiel ein Geschäftsrückgang zu verzeichnen ist. Besonders schwierig dürfte sich dabei die Situation jener Unternehmer abzeichnen, welche schwankende Einkünfte erzielen das die Planungssicherheit für die zu erwartenden Abgaben zur Versicherung, nicht mehr genau kalkulierbar sind.

Mögliche Lösungen für das Problem

Eine mögliche Lösung für das, für manchen anstehende Problem wäre, das Einkommen gezielt gesteuert werden. Daraus würde sich die Tatsache ergeben, das für das Folgejahr mit wesentlich niedrigeren Abgaben an die Kranken-und Pflegeversicherungen zu rechnen ist. Eine weitere Alternative besteht darin, das man sich auch mit dem Gedanken einer privaten Kranken-und Pflegeversicherung beschäftigt und solch eine abschließt. Eine genaue Eruierung mit dem Steuerberater sollte weiteren Aufschluss geben.