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Büros sind seltsame Orte. Zwar verbringen hier einige Menschen einen großen Teil ihres Tages, aber so richtig verantwortlich fühlen sie sich für diese Räume nicht immer. Büros müllen regelmäßig zu, erst langsam, dann immer schlimmer. Wer ab und zu mal durchgreift, sorgt nicht nur für Ordnung, sondern gewinnt auch an Produktivität.

Wann und wie sollte man ein Büro aufräumen?

Einige Dinge behindern den Arbeitsalltag durchaus beträchtlich. Eine unsaubere Kaffeemaschine ist natürlich ein Ärgernis, aber wenn es ans Eingemachte geht, kann Unordnung ein echter Zeitfresser sein. Das Beispiel Kabel: Nicht selten kommen in einem Büro neue Elektrogeräte hinzu. Diese werden oft wild angeschlossen, was zu erheblichem Kabelsalat auf den Tischen führen kann. Kabelsalat ist ärgerlich: Wer ein Kabel sucht, findet es nicht, oder – schlimmer noch – zieht das falsche heraus. Es gibt jedoch bequeme Möglichkeiten Kabelsalat mit einer Kabeltrommel vermeiden zu können.

Wer sich einmal grundsätzlich die Elektronik in einem Unternehmen vornehmen möchte, sollte insbesondere die Kabel ordnen. Das sorgt auch für Übersichtlichkeit auf den Schreibtischen und macht unter anderem das Putzen einfacher. Außerdem findet man Kabel so einfacher wieder und kann sie sehr viel leichter ersetzen. Wichtig ist, dass man sich für diese Arbeiten Zeit nimmt – natürlich am besten, wenn keiner arbeitet. Weil das nicht in jedem Unternehmen möglich ist, kann die Aufräumaktion auch in Etappen vorgenommen werden. Sinnvoll ist es allerdings wirklich nur, wenn Projekte als Ganzes angegangen werden. Nur einen Arbeitsplatz mit wilden Kabeln zu ordnen bringt wenig.

Auch digitale Umgebungen brauchen Ordnung

Ganz besonders bei Unternehmen, die ihre Mitarbeiter viel an Computern beschäftigen (und das dürfte die allermeisten betreffen), ist die digitale Ordnung mindestens so wichtig wie die analoge. Unaufgeräumte Desktops, zugemüllte Server und ähnliches können nämlich Zugriffszeiten enorm verlangsamen. Das Ergebnis: Alle warten auf ihre langsamen Computer – und fluchen darüber regelmäßig. Es schadet also nicht, aller paar Monate auch eine digitale Aufräumaktion zu starten. Bei dieser Gelegenheit kann man zudem direkt die Software aktualisieren und Backups machen.

Die Kollegen werden sich freuen, wenn sie merken, dass sie mit schnellen Computern und aktueller Software arbeiten können. Oder wenn sie im Datenarchiv tatsächlich finden, was sie suchen!

Warum sind Büros unordentlich?

Da der Arbeitsplatz nicht als privater Raum im Sinne des Privateigentums wahrgenommen wird, neigen wir dazu, diesen Platz nicht so zu pflegen wie unser Zuhause, selbst wenn wir ordnungsliebende Menschen sind. Schuld ist auch das Prinzip der geteilten Verantwortung: Wenn etwa eine Büroküche von vielen Menschen genutzt wird, glaubt jeder, dass sich um die Ordnung ja jemand anders kümmern könnte. Der Effekt wird umso stärker je mehr Menschen beteiligt sind. Da hilft nichts außer gelegentlich hart durchzugreifen.

Tätigkeiten, welche heutzutage im Sitzen verrichtet werden, haben teils verheerende Auswirkungen auf unser Skelett. Über den Tag manifestierte Verspannungen übertragen sich bis in die Nachtruhe. Kein Wunder, dass man mit Schmerzen nicht einschlafen kann. Was hilft?

Ständige Verspannungen und Rückenschmerzen: Bin ich krank?

Gegen Verspannungen und Rückenschmerzen sollte man einlenken, bevor sie chronisch werden. Das ist leichter gesagt, als getan. Oftmals fangen Verspannungen vermeintlich harmlos an. Ein unangenehmes Ziehen im Nacken, ein leichter Kopfschmerz am Morgen oder Schwierigkeiten beim Drehen des Halses können erste Anzeichen für eine sich manifestierende ernsthafte Erkrankung sein. Schon die Bettung kann dafür ausschlaggebend sein. Wer tagsüber viel Stress hat, verarbeitet diesen im Schlaf – und das oftmals in einer ungünstigen Schlafposition.

Ein geeignetes Kissen bei Nackenschmerzen und Verspannungen kann bereits einen großen Unterschied machen, insbesondere wenn es die empfindlichen Halswirbel gut abpolstert und somit automatisch zu einer gesünderen Schlafposition anreizt. Sind die Rücken- und Nackenschmerzen erst einmal chronisch, lassen sie sich nur noch schwer behandeln. In den allermeisten Fällen wird eine orthopädische Behandlung nötig. Im Alter kann es sogar passieren, dass Fehlstellungen sich so manifestiert haben, dass sie nur noch operativ korrigiert und/oder mit Schmerzmedikamenten behandelt werden können. Ein kleines Kissen kann den Unterschied machen – einen Versuch ist es allemal wert!

Stress macht krank – Physisch und psychisch

Übermäßiger Stress wird bei fast allen Menschen durch bestimmte Abwehrreaktionen des Körpers verarbeitet. Bei manchen bleiben die Reaktionen psychisch: Müdigkeit, Niedergeschlagenheit, Burnout. Andere Menschen verarbeiten Stress körperlich. Sie fangen dann etwa an, tagsüber und/oder nachts heftig die Zähne zusammenzubeißen oder mit den Zähnen zu knirschen. Wieder andere krümmen sich im Schlaf oder wälzen sich umher. All diese Reaktionen können langfristige Folgen haben. Jahrelanges Zähneknirschen äußert sich beispielsweise in einem stark abgenutzten Zahnschmelz, unter Umständen werden sogar die Zähne selbst dadurch abgeflacht.

Schlechte Schlafpositionen bewirken langfristige Fehlstellungen in der Wirbelsäule. Immer wieder haben die Betroffenen das Gefühl, sich „verzerrt“ oder „verlegen“ zu haben. Wenn es einmal so weit ist, sollte zunächst über eine neue Matratze, orthopädische Kissen oder ähnliches nachgedacht werden. Langfristig hilft aber nur eine Reduktion des Stresses. Optimalerweise geht man das Problem von verschiedenen Seiten an: Mit besserem Equipment für einen gesünderen Schlaf und Entspannungstechniken für einen ruhigeren Alltag.

Lässt man beides zusammen wirken, kann das schweren Schäden vorbeugen: Etwa dem berüchtigten Burnout oder langfristigen Schiefstellungen in der Muskulatur, die lebenslange Schmerzen nach sich ziehen. Niemand hat etwas davon, wenn er ein Leben lang arbeitet, um seinen Ruhestand nur noch mit Medikamenten genießen zu können.

Ohne Zweifel wird ab einer gewissen Größe des Unternehmens ein präzises Personalmanagement zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. HR Management kann Kosten und Aufwand reduzieren und somit effektiv zur Rationalisierung einer Firma beitragen. Aber lässt sich das alles wirklich auch mit einer Software lösen?

Von der Theorie zur Praxis: HR Software als Implementierungshilfe

Sobald die Mitarbeiterzahl anfängt, unübersichtlich zu werden, interessieren sich Personaler und Unternehmer für die Aspekte eines modernen Human Resource Management. Oft besuchen sie dann Seminare und Workshops oder lesen Bücher. Wieder im Unternehmen angekommen, stellt sich dann aber die große Frage: Wie kann ich das gelernte denn nun auch umsetzen? Es ist tatsächlich relativ schwierig, die oft sehr theoretischen Methoden des HR Management „einfach so“ zu implementieren, ohne dass man den Fehler begeht, sich selbst durch das HR Management mehr Arbeit zu machen als die Techniken eigentlich einsparen sollen.

Eine HR Management Software wie vom Anbieter Infoniqa kann dabei helfen. Unternehmer sollten darauf achten, dass die Software nicht nur für Teilbereiche des Personalmanagements zuständig ist, sondern alles aus einer Hand bietet. Erst dann werden die Potentiale eines effektiven HR Managements wirklich frei. Infoniqa bietet eine modulare Softwarelösung, die genau diesen Ansatz verfolgt.

Den Überblick behalten, Personal aktiv entwickeln

„Personalmanagement“ oder „HR Management“ klingt zunächst nach keiner sonderlich schwierigen Aufgabe. Den Überblick über das Personal kann man auch ohne aufwändige Software behalten – und Gehälter werden einzeln verhandelt. Der wirkliche Verlust, den man mit einem ineffektivem Personalmanagement zu befürchten hat, ist unsichtbar: Er besteht aus ungenutzten Potentialen. In jeder Arbeitskraft schlummert gleichzeitig mehr, als sie ist. Um solche Potentiale fördern zu können, muss man sie zunächst entdecken. Wer allerdings wie und in welchem Bereich besonders gut performt, das ist unter Umständen nur schwer auszumachen – gerade, wenn das Unternehmen samt Mitarbeitern eine bestimmte kritische Größe übersteigt.

Wer über eine HR Software verfügt, hat die Produktivität der Mitarbeiter immer im Blick und kann sich gezielt auf einzelne Talente konzentrieren. Diese können dann mit Schulungen oder Weiterbildungsangeboten weiter an ihren Talenten arbeiten und so zu wertvolleren Kräften im Unternehmen werten. Personalmanagement hat auch etwas mit Wertschätzung zu tun: Viel zu oft fühlen sich engagierte Mitarbeiter in Unternehmen nicht wahrgenommen, und sind schon nach kurzer Zeit frustrierte Underperformer.

Das gilt es unbedingt zu vermeiden, denn hier entstehen große Lücken, die ein Konkurrent vielleicht besser nutzen kann. Oder schlimmer noch: Potentiell tüchtige Mitarbeiter fühlen sich auf Arbeit wenig wertgeschätzt und schauen sich daher nach anderen Jobangeboten um. Gerade bei Führungskräften, die derzeit noch immer Mangelware sind, versuchen Headhunter solche Frustrationen gezielt ausfindig zu machen, um leistungsfähige Mitarbeiter abzuwerben. Gutes HR Management ist also nicht nur eine Frage der Effizienzsteigerung, sondern eine Frage des Überlebens am Markt.