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Der Arbeitsmarkt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Neben offeneren Arbeitszeitmodellen und der Abwendung von hierarchischen Strukturen ist eine Veränderung besonders auffällig. Das Recruiting von Personal hat sich für viele Unternehmen zu einer Herausforderung entwickelt. Auf eine Stellenausschreibung folgen nicht automatisch die Bewerbungen der qualifiziertesten Kandidaten/Kandidatinnen.

Unternehmen, deren Team sich aus Wunschbewerber:innen zusammensetzen soll, müssen auf die Zielgruppe zugehen und sich als starke Marke unter den Arbeitgebenden präsentieren. Recruiting Marketing umfasst unterschiedliche Brandingmaßnahmen. Das Aufzeigen der Karrierewege, zielgruppenorientiertes Marketing und der Beziehungsaufbau zu gewünschten Kandidaten/Kandidatinnen gehören dazu. Im Fokus der Recruiter sind dabei nicht nur Arbeitnehmende, sich aktiv auf der Suche nach einem neuen Wirkungskreis befinden. Interessant sind auch passive Kandidaten, die durch einen Beziehungsaufbau zum Jobwechsel angeregt werden sollen.

Ziel: Einstellungsrate verbessern

Fachkräftemangel ist ein Phänomen unserer Zeit und über 90 % aller Unternehmen sind davon betroffen. Dem Problem tritt das Recruiting mit Maßnahmen entgegen, die auch im Marketing funktionieren. Bisher war das Marketing bei der Fachkräftesuche ein Nebenaspekt. Im Recruiting Marketing sind Marketing und Recruiting eng miteinander verflochten und bilden eine eigenständige Strategie. Strategisches Vorgehen ist wichtig. Qualifizierte Fachkräfte haben die besten Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Die aktiv Suchenden haben die freie Wahl, wenn es um freie Stellen geht. Modernes Recruiting über soziale Medien, wie es die Agentur Leantree praktiziert, muss versuchen, die gewünschten Kandidaten/Kandidatinnen, die sich in einem festen Anstellungsverhältnis befinden, zu motivieren.

Passive Kandidaten/Kandidatinnen

Es gibt Beschäftigte, die perfekt auf eine ausgeschriebene Stelle passen würden. Sie haben die Qualifikation und bringen die gewünschten Skills mit. Es wäre das perfekte Match, doch die geeigneten Kandidaten/Kandidatinnen reichen keine Bewerbungsunterlagen ein. Der Grund dafür ist, dass sie nicht auf der Suche sind, keine Stellenangebote anschauen und einen Arbeitsplatzwechsel zunächst nicht in Betracht ziehen. Diese Personengruppe zu erreichen und zu einem Wechsel zu überzeugen, ist die Aufgabe des Recruiters. In Businessnetzwerken und in sozialen Netzwerken suchen Headhunter nach geeigneten Bewerber:innen.

Sind geeignete Kandidaten/Kandidatinnen gefunden, erfolgt eine Kontaktaufnahme. Damit das Interesse der Fachkraft geweckt wird, werden die Vorteile des Unternehmens und der freien Position beworben. Ist das Interesse geweckt, folgt der Aufbau einer Beziehung. Ein Telefonat, ein Treffen oder ein Essen können den Ausschlag geben und Bewerber:innen dazu verleiten, die Bewerbungsunterlagen abzuschicken.

Aktive Kandidaten/Kandidatinnen

Arbeitnehmende, die aktiv nach einem Arbeitsplatz suchen, halten nach passenden Stellenangeboten ausschau. Hier zählt vor allen die richtige Positionierung im Bereich der Zielgruppe. Jobbörsen sind ein geeignetes Mittel, um Reichweite zu erzeugen. Für Unternehmen stellt sich bei aktiv Suchenden die Frage nach dem Grund für die Suche. Bei einem Umzug oder bei Berufsanfängern liegen die Gründe auf der Hand. Bei Gründen, die nicht offensichtlich sind, ist Nachfragen durchaus üblich. Grundsätzlich ist eine gute Mischung aus aktiven und passiven Bewerbern optimal für die Besetzung einer offenen Position.

Die große Veränderungswelle der Datenschutzgrundverordnung ist abgeflacht. Datenschutz wurde in alle Unternehmensbereiche integriert und ist zur Selbstverständlichkeit geworden. Doch wie verhält es sich, wenn Beschäftigte über einen Headhunter nach beruflicher Veränderung suchen?

Das Thema Datenschutz beim Recruiting und in der Personalvermittlung muss mit einem guten Gespür zwischen notwendiger Datenweitergabe und Schutz der Bewerbenden durchgeführt werden. Sucht jemand aus einer ungekündigten Stelle heraus einen neuen Wirkungskreis, ist die Zahl Personen, die Dateneinsicht auf ein Minimum beschränkt und jeder Schritt unterliegt der DSGVO.

Was darf ein Headhunter?

Für Headhunter sind insbesondere qualifizierte Fachkräfte mit Berufserfahrung interessant. Es ist daher eine gängige Praxis, vielversprechende Bewerber für vakante Stellen abzuwerben. Diese Vorgehensweise ist völlig legitim, denn jedes Unternehmen möchte nur die Besten und für Arbeitnehmende können sich ungeahnte Chancen bieten. Wichtig ist, dass Headhunter sich genau an die gesetzlichen Vorgaben halten. Für eine Auswahl dürfen Headhunter nur die persönlichen Daten verwenden, die von geeigneten Bewerbern selbst in Internet gestellt werden.

In Businessnetzwerken wie XING oder LinkedIn können Profile mit Kontaktdaten und Lebensläufen ergänzt werden. Diese veröffentlichten Daten dürfen für eine Kontaktaufnahme genutzt werden. Es kann jedoch auch passieren, dass Headhunter die Kommunikationswege des Unternehmens nutzt und direkt beim Wunschkandidaten im Unternehmen anrufen. Diese Vorgehensweise ist nicht sensibel, aber gesetzeskonform. Das Aufsuchen von Beschäftigten am Arbeitsplatz zum Zweck des Abwerbens ist nicht erlaubt.

Die Weitergabe von Bewerbungsdaten

Öffentlich zugängliche Bewerbungsunterlagen dürfen unter bestimmten Bedingung von einem Headhunter an ein Unternehmen weitergegeben werden. Seriöse Headhunter suchen vorher jedoch das Gespräch mit potenziellen Bewerbern, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Kommt es vor der Weitergabe von Bewerbungsunterlagen zu keinem Austausch, so gelten unterschiedliche Regelungen. Wichtig ist die Schutzbedürftigkeit von Bewerbern. Sind Bewerbungsunterlagen nur mit großem Aufwand oder über Dritte zugänglich, so ist eine Schutzbedürftigkeit vorhanden.

Einfach so dürfen die Unterlagen nicht genutzt werden. Bei frei zugänglichen Daten in einem Businessprofil dürfen Headhunter davon ausgehen, dass ein Interesse besteht, sich beruflich zu verändern. Dies ist mit der Zustimmung gleichzusetzen, die Bewerbungsunterlagen an Personalverantwortliche von Unternehmen weiterzuleiten. Vergleichbare Unterlagen auf sozialen Plattformen beinhalten dieses Zugeständnis nicht und die Weitergabe ist nicht zulässig.

Wer hat Einblick in die Personalakte?

Die persönlichen Daten dürfen nur von Personen gelesen werden, die unmittelbar in das Bewerbungsverfahren involviert sind. Die Weitergabe an Dritte ist ohne die Zustimmung der Bewerber gesetzlich nicht zulässig. Unternehmen müssen transparent mit der Datenverarbeitung umgehen. Hierzu zählen neben dem Verwendungszweck auch die Speicherung von Daten. Personenbezogene Daten dürfen für den Bewerbungsvorgang gespeichert werden, auf den die Zusendung der Unterlagen erfolgte.

Die Speicherung muss mit einem begründeten Interesse vonseiten des Unternehmens belegt werden. Zeigt sich Bewerber als ungeeignet für die Stelle oder wurde die Stelle geeignet besetzt, müssen die Daten gelöscht werden.

Verhandlungen sind in der Geschäftswelt fester Bestandteil des täglichen Geschehens – seien es Verhandlungen mit Geschäftspartnern, Kunden, Mitarbeitern oder Vorgesetzten. Ein positives oder negatives Verhandlungsergebnis wirkt sich meist unmittelbar auf den Erfolg des Unternehmens, seine Ziele und das Arbeitsklima aus. Umso wichtiger ist es daher, Verhandlungsgeschick zu beweisen und auch unter Druck mit der richtigen Strategie zu Lösungen zu kommen. Wie Sie richtig verhandeln und mit welchen Tipps Sie Verhandlungen zu Ihrem Vorteil abschließen, erfahren Sie hier.

Die Verhandlung vorbereiten

Bevor Sie in eine Verhandlung gehen, ist eine adäquate Vorbereitung unerlässlich. Dazu gehört sowohl die Betrachtung Ihres Gegenübers als auch Ihrer eigenen Position. Nur wenn Sie im Vorhinein über alle nötigen Informationen verfügen, können Sie spontan auf Argumente und konkrete Zahlen, beispielsweise bezüglich des Preises, reagieren und beim Verhandeln eine passende Strategie verfolgen.

Tipp 1: Den Verhandlungspartner kennen

Zunächst sollten Sie Ihren Verhandlungspartner genau unter die Lupe nehmen. Handelt es sich um einen Kunden oder Geschäftspartner, informieren Sie sich über sein Unternehmen: In welcher Situation befindet sich die Abteilung, welche Ziele verfolgt sie und welches Verhandlungsergebnis strebt der Verhandlungspartner an? Geht es um eine Preisverhandlung, verbesserte Konditionen oder einen neuen Vertrag? Zu welchen Entscheidungen ist Ihr Gesprächspartner befugt und welche Punkte werden womöglich erst im Nachhinein von seinen Vorgesetzten entschieden?

Überlegen Sie, wie dringend der Verhandlungspartner ein Ergebnis benötigt, wie kompromissbereit er möglicherweise ist und welche Zugeständnisse plausibel erscheinen. Besonders wichtig ist die richtige Vorbereitung, wenn eine Verhandlung mit internationalen Geschäftspartnern ansteht – denn dort können auch kulturelle Unterschiede und Erwartungen zum Fallstrick werden. Lassen Sie im Zuge der Vorbereitung auch die persönlichen Motive Ihres Gegenübers nicht außer Acht.

Es kann sein, dass es Ihrem Gesprächspartner nicht nur um einen besseren Preis für das Angebot geht, sondern auch darum, ein Versprechen gegenüber dem Vorgesetzten einzuhalten oder die Anerkennung der Kollegen zu erhalten. Solche persönlichen Verhandlungsziele setzen ihn zusätzlich unter Druck und können den Verlauf der Verhandlungen beeinflussen oder sogar blockieren. Erahnen Sie die persönlichen Ziele Ihres Verhandlungspartners, können Sie diese jedoch zu Ihrem Vorteil nutzen: Kommen Sie ihm in den für ihn wichtigsten Punkten entgegen und handeln Sie im Gegenzug ein Zugeständnis für sich heraus.

Tipp 2: Konkrete Ziele überlegen

Überlegen Sie sich vor der Verhandlung ein oder mehrere konkrete Ziele, die Sie erreichen möchten. Möchten Sie in einer Preisverhandlung einen niedrigeren Preis heraushandeln? Setzen Sie sich in diesem Fall eine konkrete Zahl als Verhandlungsziel. Denn wirken Sie beim Verhandeln unsicher oder stellen keine klare Forderung, sind Sie mit dem Verhandlungsergebnis am Ende womöglich unzufrieden.

Am besten planen Sie zudem ausreichenden Verhandlungsspielraum ein: Was wäre Ihr Maximalziel und welches Minimalziel stellt Ihr Limit dar? Bei einer Preisverhandlung sollten Sie zum Beispiel im Vorhinein wissen, welcher Preis Ihrer Traumvorstellung entspricht und welcher Preis mindestens nötig ist, um ein Verhandlungsergebnis zu erzielen. In der Regel sind in einer Verhandlung Zugeständnisse beider Seiten nötig, um am Ende ein Ergebnis in der Mitte Ihres Verhandlungsspielraums zu erreichen.

Tipp 3: Strategien zurechtlegen

Im Vorlauf einer Verhandlung sollten Sie auch verschiedene Verhandlungsstrategien kennen und sich zurechtlegen. Bereiten Sie sich auf die konkrete Situation vor: Eine Gehaltsverhandlung mit Mitarbeitern oder Vorgesetzten verlangt meist eine andere Strategie als eine Vertragsverhandlung mit einem externen Dienstleister. Je nach Situation und Gesprächspartner können Sie beim Verhandeln unter anderem auf folgende Strategien zurückgreifen:

• Druck ausüben
• Nachgeben
• Ausweichen

In einer Verhandlung sollten Sie stark und selbstbewusst auftreten und Ihre Positionen vertreten. Das bedeutet auch, dass Sie einen gewissen Druck auf Ihr Gegenüber ausüben sollten, um Ihre Ziele zu erreichen. Spürt der Verhandlungspartner keinen Druck und sieht keinen Grund, Ihnen entgegenzukommen, wird die Verhandlung scheitern. Andererseits kann es aber auch eine sinnvolle Strategie sein, mitunter nachzugeben. Geben Sie in einem Verhandlungspunkt nach und erfüllen Sie einen Wunsch Ihres Vertragspartners. Machen Sie jedoch kein Zugeständnis, ohne auch eine Gegenleistung zu erhalten. Anderenfalls vermitteln Sie den Eindruck, dass Sie wenig standhaft sind und unter Druck einknicken.

Werden Sie mit einer unerwarteten Forderung konfrontiert und möchten diese nicht sofort verhandeln und sich nicht zu einer Entscheidung drängen lassen, können Sie als Teil Ihrer Verhandlungsstrategie zunächst auch ausweichen. Fragen Sie nach mehr Informationen oder lenken Sie das Gespräch in eine andere Richtung. Entweder Sie überlegen sich im Laufe der Verhandlung Ihren konkreten Standpunkt und kommen später zur Forderung zurück oder Sie teilen Ihrem Gegenüber mit, dass Sie Bedenkzeit benötigen und vertagen die Verhandlung.

Tipp 4: Argumente vorbereiten

Zum Abschluss einer guten Vorbereitung sollten Sie die Verhandlung im Kopf einmal durchspielen und sich Argumente zurechtlegen. Welche Forderungen, Fragen und Bedenken könnte Ihr Gegenüber anbringen? Wie können Sie mit diesen umgehen und auf sie reagieren? Wenn Sie gedanklich alle Eventualitäten durchgehen, wird es Ihnen im Gespräch souverän gelingen, Bedenken auszuräumen und die Einwandbehandlung zu meistern.

Während der Verhandlung

Im Zuge der konkreten Verhandlung sollten Sie sich je nach Situation auf Ihre Vorbereitung und die verschiedenen Verhandlungsstrategien besinnen und souverän auftreten. Die größte Chance auf ein positives Verhandlungsergebnis haben Sie, wenn Sie beim Verhandeln darauf achten, was Sie sagen und wie Sie es sagen.

Tipp 5: Clever verhandeln

Um Missverständnissen vorzubeugen und die Verhandlung zu beschleunigen, sollten Sie Ihre Ziele deutlich formulieren und weitestgehend mit offenen Karten spielen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern lassen Sie Ihr Gegenüber wissen, was Sie sich von der Verhandlung erhoffen. Nur dann kann Ihr Verhandlungspartner darauf eingehen und ein passendes Angebot unterbreiten. Bringen Sie im Gespräch auch zum Ausdruck, welche Sachzwänge Sie in der Verhandlung einschränken – manche Punkte sind für Sie nicht verhandelbar, da Sie außerhalb Ihres Einflussbereiches liegen. Ist sich Ihr Gegenüber dessen bewusst, braucht er oder sie keine Zeit und Energie darauf verschwenden, Sie zum Nachgeben zu bewegen.

Auch wenn Sie Ihre Ziele konkret nennen, sollten Sie dennoch immer Verhandlungsspielraum einplanen. Nennen Sie nicht das absolute Limit oder das Minimalziel. Beim Verhandeln ist es üblich und wird teilweise sogar erwartet, dass sich beide Parteien entgegenkommen. So haben beide am Ende das Gefühl, nicht zu weit nachgegeben und ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt zu haben. Wünschen Sie sich einen Preisnachlass von mindestens 10 Prozent, steigen Sie beispielsweise mit 15 oder 20 Prozent in die Verhandlung ein.

Tipp 6: Professionell auftreten

Einen wesentlichen Einfluss auf den Verhandlungserfolg hat auch Ihr Auftreten und Erscheinungsbild. Kleiden Sie sich dem Anlass und der Branche entsprechend und zeigen Sie ein gepflegtes Äußeres. Denn damit strahlen Sie aus, dass Ihnen die Verhandlung und Ihr Gesprächspartner wichtig sind.

Achten Sie während des Gesprächs auch auf Ihre Körpersprache und insbesondere Ihre Mimik. Wenden Sie sich Ihrem Gegenüber zu, lächeln Sie mitunter und wirken Sie aufmerksam. Drehen Sie sich weg, schauen Sie nur auf Ihre Notizen oder spielen Sie ungeduldig mit dem Stift in Ihrer Hand, erwecken Sie einen gelangweilten, unfreundlichen und desinteressierten Eindruck, der zum Scheitern der Verhandlung beitragen kann.

Vermeiden Sie auch offensichtlich negative Reaktionen auf getroffene Aussagen: So sollten Sie zum Beispiel nicht die Augen verdrehen, im unpassenden Moment lachen oder Ihrem Kollegen einen vielsagenden Blick zuwerfen. Versuchen Sie, ein neutrales Pokerface zu wahren, und bringen Sie dem Verhandlungspartner trotz unterschiedlicher Meinungen Respekt entgegen.

Tipp 7: Die Verhandlungsführung nicht an sich reißen

Möchten Sie in einer Verhandlung Ihre Forderungen durchsetzen, liegt es nahe, dass Sie die Verhandlungsführung übernehmen und das Gespräch in eine bestimmte Richtung lenken. Dies ist zunächst zwar eine legitime Strategie, sollte aber nicht um jeden Preis geschehen. Eine Verhandlung besteht immer aus mindestens zwei Parteien, die beide gehört werden sollten. Überlassen Sie also auch Ihrem Gegenüber das Wort und hören Sie genau zu. Stellen Sie dazu Fragen, versuchen Sie die Perspektive Ihres Gegenübers einzunehmen und zeigen Sie echtes Interesse.

Nur, wenn Sie die Motive und Ziele Ihres Verhandlungspartners verstehen und ihm dies widerspiegeln, fühlt dieser sich ernstgenommen und Sie können auf ein für alle zufriedenstellendes Verhandlungsergebnis hinarbeiten. Bleiben Sie darüber hinaus flexibel und geduldig, sollte die Verhandlung anders laufen als erwartet. Reagieren Sie gestresst und gereizt und lassen Sie durchblicken, dass vom Verhandlungsergebnis viel für Sie abhängt, versetzt Sie das in keine gute Ausgangsposition. Stehen Sie unter zeitlichem oder finanziellem Druck, kann Ihr Gegenüber dies ausnutzen und Sie zu einer Lösung bringen, mit der Sie nicht vollends zufrieden sind.

Bewahren Sie daher nach Möglichkeit Ruhe, strahlen Sie beim Verhandeln Gelassenheit aus und behalten Sie sich vor, die Verhandlung auch abzubrechen. Ist kein passendes Ergebnis in Reichweite, sollten Sie Ihre Ziele nicht über Bord werfen, sondern standhaft bleiben. Möglicherweise zeigt sich Ihr Verhandlungspartner zu einem späteren Zeitpunkt kompromissbereiter – oder Sie finden einen anderen Kooperationspartner oder Kunden, mit dem Sie ein zufriedenstellendes Ergebnis verhandeln können.

Gutes Personal zu finden ist nach wie vor eine Herausforderung für Unternehmen, fähige und hoch-qualifizierte Mitarbeiter zu binden, aber genau so. Ein zentrales Element, welches in diesem Zusammenhang zum Tragen kommt, ist die Mitarbeiterbindung. Diese bezieht sich auf die Fähigkeiten und Strategien von Unternehmen, ihr Personal langfristig als zufriedene und produktive Mitarbeiter zu binden. Was sollte in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden?

Die Hauptsäulen der Mitarbeiterbindung

Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Ansätze, Strategien und Instrumente, derer man sich bedienen kann, um Mitarbeiter an ein Unternehmen zu binden. Grundsätzlich basiert Mitarbeiterbindung auf folgenden Hauptsäulen:

• Arbeitsorganisation und Umfeld

Es liegt auf der Hand, dass Arbeitnehmer, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, motivierter und zufriedener sind. Wichtig ist daher, für ein möglichst angenehmes Arbeitsumfeld zu sorgen und Mitarbeiter auch aktiv bei der Organisation ihrer Arbeit zu unterstützen. Effektive Möglichkeiten sind beispielsweise Betriebskindergärten, flexible Arbeitszeiten oder auch kostenlose Getränke am Arbeitsplatz.

• Vergünstigungen und Vorteile

Vorteile und Vergünstigungen, sogenannte Benefits, werden auch hierzulande immer öfter von Arbeitnehmern erwartet. Dabei handelt es sich um Belohnungen für Mitarbeiter, die ganz unterschiedlicher Art sein können. Neben Sachwertbezügen wie Gutscheinen oder Zuschüssen können das auch technische Benefits wie einen Laptop oder ein Smartphone sein. Unter folgendem Link finden sich weitere Informationen darüber, wie Unternehmen Benefits für Mitarbeiter erfolgreich nutzen können.

• Gesundheit und Freizeit

Ein gesunder Geist steckt in einem gesunden Körper. Daher ist es auch vorteilhaft für die Mitarbeiterbindung, deren Gesundheit aktiv zu fördern. Das beginnt bei ergonomischer Arbeitsplatzgestaltung und Unterrichtungen über gesundes Sitzen, über Betriebssportangebote bis hin zu einem betrieblichen Gesundheitsmanagement.

• Personalentwicklung

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln, kann das ebenfalls für zusätzliche Motivation sorgen. Dabei zahlen sich Investitionen in die Personalentwicklung nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern für das gesamte Unternehmen aus. Weiterbildungsmaßnahmen und die Möglichkeit, zusätzliche Qualifikationen zu erwerben, um so innerhalb des Unternehmens aufzusteigen, ist ein sehr wichtiges Element für die langfristige Mitarbeiterbindung.

• Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur und die Kommunikation untereinander ist eine weitere, unverzichtbare Säule der Mitarbeiterbindung. Eine gute Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern sowie innerhalb der Belegschaft sind die Basis für eine gute Arbeitsatmosphäre. Darüber hinaus kann man den Zusammenhalt durch Teamevents oder gemeinsame Aktionen stärken.

Fazit

Mitarbeiterbindung ist ein zentrales Element, was für die Produktivität eines Unternehmens unverzichtbar ist. Je stärker der Zusammenhalt zwischen Arbeitgeber und einzelnem Arbeitnehmer ist, desto mehr sind die Mitarbeiter motiviert und bereit, sich für das Unternehmen zu engagieren. Durch Einrichtungen wie z.B. eine Mitarbeitersprechstunde lässt sich zudem ermitteln, was sich Personal am meisten in Sachen Veränderung im Unternehmen wünscht.

Ohne eine gute Mitarbeiterbindung entstehen zahlreiche Nachteile für ein Unternehmen, ein schlechtes allgemeines Arbeitsklima, unmotivierte Mitarbeiter und im Zweifel offene Stellen. Welche Strategie man in Bezug auf die Mitarbeiterbindung verfolgt, spielt eine untergeordnete Rolle, Hauptsache das Thema wird aktiv angegangen.

Für Daten auf Papier hat sich die sorgfältige Vernichtung durchgesetzt. Personenbezogene Daten und vertrauliche Information, die auf Papier gedruckt sind, werden im Reißwolf vernichtet. Diese Selbstverständlichkeit hat digitale Daten auf Speichermedien noch nicht erreicht.

Spätestens seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung gilt für gespeicherte Daten eine erhöhte Sensibilität. Löschung der Daten entspricht nicht einer sachgerechten Entsorgung. Datenschutz fordert eine professionelle Datenträgervernichtung, die eine Reproduktion der Speichermedien ausschließt.

Welche Datenträger müssen sachgerecht entsorgt werden?

Neben den bekannten analogen Datenträgern aus Papier in Form von Akten und Dokumenten müssen auch digitale Speichermedien vernichtet werden. Dazu zählen optische Datenträger wie CDs und DVDs, magnetische Datenträger wie sie in Disketten vorhanden sind oder elektronische Datenträger. Zur Gruppe der elektronischen Datenträger gehören Chipkarten, Festplatten, USB-Sticks und Flashspeicher. Eine endgültige Löschung der Daten ist nicht möglich, da es ausgezeichnete technische Möglichkeiten gibt, die Daten wiederherzustellen.

Der einzige sichere Weg, die Daten zu schützen, führt über die Zerstörung der Speichermedien. Professionelle Dienstleister schreddern die Datenträger in kleine Partikel und vernichten die vorhandenen Daten endgültig.

Sachgerechte Datenträgervernichtung nach DIN66399

Der sicherste Schutz vor dem Datenmissbrauch mit gespeicherten Informationen ist die Entsorgung hinsichtlich der DIN 66399. Diese Norm folgt dem Datenschutzstandard und erfüllt die Vorgaben der DSGVO. Die DIN 66399 stuft Daten in Schutzklassen ein. Je interessanter die Informationen für Dritte sind und je größer die Gefahr von Datenmissbrauch ist, desto höher die Schutzklasse. Parallel zu den Schutzklassen gelten Sicherheitsstufen. Als Faustregel gilt, je höher die Schutzklasse, desto kleiner müssen die geschredderten Partikel sein.

• Schutzklasse 1:

Interne Daten und Informationen mit wenig Nutzen für Dritte. Das Vernichtungsgut kann ohne große Fachkenntnisse und Hilfsmittel, aber mit großem Zeitaufwand wieder hergestellt werden.

• Schutzklasse 2:

Vertrauliche Daten und personenbezogene Informationen mit einem hohen Schutzbedarf. Für die Wiederherstellung der Daten sind besondere Hilfsmittel erforderlich und der Arbeits- und Zeitaufwand ist erheblich.

• Schutzklasse 3:

Besonders vertrauliche Daten oder sogar geheime Daten, die einem besonderen Schutz unterliegen. Hier darf die Wiederherstellung nur mit außergewöhnlichen Hilfsmitteln erfolgen, die im normalen gewerblichen Umfeld nicht vorhanden sind. Die kriminelle Energie zur Reproduktion muss ausreichend sein, damit die Daten wiederhergestellt werden können. Ein Zurückholen der Daten auf normalem Weg ist ausgeschlossen. Das größtmögliche Maß an Sicherheit bietet die Vermischung des Schreddermaterials aus unterschiedlichen Quellen.

Dienstleistungsunternehmen beauftragen

Für Unternehmen ist die datenschutzkonforme Zerstörung kaum umsetzbar. Eine gute Lösung ist die Beauftragung eines Dienstleisters. Vor der Übergabe der Datenträger müssen die gespeicherten Daten verschlüsselt werden. In verschlossenen Sammelcontainern werden die Datenträger zum Unternehmen transportiert und dort vernichtet. Die Kosten richten sich nach der Menge der Datenträger der Häufigkeit der Leerung des Containers. Wer zusätzlich etwas für die Umwelt machen möchte, kann die Kunststoffhüllen der Datenträger vor dem Schreddern entfernen und separat sachgerecht entsorgen.