Die Dokumentation technischer Anlagen muss sehr genau erfolgen, um rechtlich betrachtet eine umfassende Absicherung darzustellen. Sie ist jedoch nicht nur hierfür erforderlich, sondern kann auch bei Revisionen entscheidend sein, bei Wiederholungsaufträgen den Aufwand reduzieren und macht Änderungen nachvollziehbar. Allerdings gestaltet sich diese Art der Dokumentation oft aufwendig und wird daher vernachlässigt. Professionelle Hilfe und moderne Möglichkeiten der Digitalisierung sind daher nicht nur sinnvoll, sondern häufig erforderlich.
Der Umfang der Dokumentation
Änderungen durch den Gesetzesgeber schreiben vor, welche Daten erfasst werden müssen. Aufbau und Ausrüstung, Betrieb, Instandhaltung, Prüfungen und Qualitätsnachweise sind ebenso erforderlich wie das Festhalten des aktuellen Stands. Das gilt sowohl für die komplette Anlage als auch für die einzelnen Bestandteile. Erfolgte die Datenerfassung bisher nicht derartig detailliert und vollumfänglich, kann es bei Problemen rechtlich betrachtet schnell gefährlich und teuer werden. Aufgrund der strengeren Gesetzeslage in Hinblick auf die Haftung ist die Dokumentation technischer Anlagen von entscheidender Bedeutung und muss die vollständige Historie beinhalten.
Dies lässt sich durch vorhandene Informationen und eine Analyse bewerkstelligen, wenn ein entsprechender Dienstleister damit beauftragt wird. Die Dokumentation wird in Schritten durchgeführt und bietet zahlreiche Vorteile. Darunter beispielsweise eine Bestandsaufnahme, Festhalten wiederkehrender Fehlerquellen und Störungen und damit verbunden Möglichkeiten der Optimierung. Hinzu kommt neben der rechtlichen Absicherung im Haftungsfall also ein höheres Maß an Sicherheit auch in Bezug auf den Umsatz und die körperliche Unversehrtheit der Mitarbeiter. Bei Beschäftigung eines entsprechenden Dienstleisters muss für die Dokumentation zudem kein eigener Aufwand erbracht werden. Hierdurch lassen sich Zeit und Geld einsparen.
Dokumentation technischer Anlagen: Schritt-für-Schritt
Der erste Schritt besteht aus einer Analyse und einer Bestandsaufnahme. Der Ist-Zustand wird erfasst. Hierbei können bereits Probleme auffallen, die einer Lösung bedürfen. Die ersten Maßnahmen beziehen sich auf die komplette Anlage und die einzelnen Komponenten sowie deren Zusammenspiel. Auf dieser Grundlage können die nächsten Schritte aufbauen. Zu diesen gehört die Optimierung von Abläufen, das Erhöhen der Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Störungen. Aus einer lückenhaften Anlagendokumentation wird nicht nur eine überschaubare Bestandsaufnahme, sondern ein Ausgangspunkt für Verbesserungen.
Die Aufbereitung der gewonnen Daten sollte ebenfalls einen Veränderungsprozess durchlaufen. Durch die Digitalisierung werden Informationen jederzeit und überall abrufbar. Sie sind also „griffbereit“ und stehen damit allen Berechtigten zur Verfügung, wenn sie benötigt werden. In Bezug auf die rechtliche Absicherung ist diese Form der naht- und lückenlosen Nachverfolgung ein erheblicher Schutz, kann Zeit, Aufwand und Geld sparen. Sie kann jedoch ebenfalls dabei helfen, durch gezieltes Controlling Abläufe effizienter zu gestalten und zudem die informierte Kommunikation zwischen allen Parteien erleichtern.
Allerdings ist eine derartige Durchführung zunächst mit einem hohen Aufwand verbunden. Die Umstellung sollte daher in fachkundige Hände gelegt werden, um diesen so gering wie möglich zu halten. Der Vorteil hieran ist, dass neben der Erfassung und Dokumentation auch eine Einführung in die neuen Systeme erfolgen kann. Auf diese Weise müssen keine internen Ressourcen dafür aufgewendet werden.
