Nahezu jedes Unternehmen benötigt mindestens einen Tagungsraum, denn es gibt immer etwas im Team zu besprechen. Damit alle Teilnehmenden ausreichend Platz haben und am Meeting partizipieren können, ist die richtige Raumgestaltung gefragt. Extern oder intern – was ist die beste Lösung für Tagungsräume? Diese Tipps zeigen, wann sich ein externer Tagungsraum tatsächlich lohnen kann.
Flexibilität: Das spricht für den internen Tagungsraum
Meetings über Zoom und Co. gewinnen immer mehr an Bedeutung, doch ein persönliches Treffen schafft eine ganz andere Atmosphäre. Dennoch haben längst nicht alle Unternehmen einen eigenen internen Tagungsraum. Häufig fehlt es am Platz im Büro, denn ein Tagungsraum ist meist nur temporär besetzt. Dennoch bietet er vor allem einen Flexibilitätsvorteil. Der interne Tagungsraum muss nicht erst umständlich aufgesucht werden. Stattdessen ist er meist nur wenige Schritte vom eigenen Büro entfernt. Unterstützt durch eine clevere Seminarverwaltung wird die Organisation und Verwaltung des Tagungsraumes noch leichter.
Größer Teilnehmergruppen: Ein externer Tagungsraum hilft weiter
Müssen viele Teilnehmende in Räumlichkeiten untergebracht werden, stoßen die internen Kapazitäten schnell an ihre Grenzen. Mittlerweile gibt es in nahezu allen größeren Städten smarte externe Office-Lösungen. Hier können Tagungsräume stundenweise oder ganztägig für die eigenen Veranstaltungen gebucht werden. Der Vorteil: die Kostenersparnis. Die Kosten für den Tagungsraum treten nur dann auf, wenn er wirklich benötigt wird. Steht er leer, entfallen die Kosten für Miete, Verwaltung, Service und Co. Außerdem kann der Ausflug in einen externen Tagungsraum frische Luft für das Mindset neue Impulse für die tagungsrelevanten Themen geben.
Tipp: Zufriedene Teilnehmende sind produktiver
Experten wissen: Zum Denken benötigt unser Gehirn ausreichend Nahrung und Flüssigkeit. Wer zu einer Tagung einlädt, sollte immer an das leibliche Wohl seiner Gäste denken. Wichtig dabei ein Potpourri verschiedener Lebensmittel, sodass für jeden etwas dabei ist. Ein paar Snacks, frisches Obst und etwas Süßes für die Nerven – damit lassen sich auch längere Tagungsveranstaltungen gut überbrücken.
Auch ausreichend Flüssigkeit ist für die erfolgreiche Tagung relevant. Ideal ist Wasser mit und ohne Kohlensäure, etwas mit Obstgeschmack (beispielsweise Apfel- oder Orangensaft) sowie etwas Spritziges, u. a. Cola. Wer einen internen Beratungsraum nutzt, sollte rechtzeitig vor dem Meeting an das Aufstocken der Vorräte denken. Bei externen Beratungsräumen lassen sich die Verpflegungspakete häufig als Service hinzu buchen.
