Wer dem unternehmensinternen Papierchaos endlich ein Ende setzen möchte, der stößt bei der Suche nach modernen Lösungen auf Dokumentenmanagementsysteme. Was sich dahinter verbirgt, welche Vorteile sie gegenüber der klassischen Aktenverwaltung bieten und wie die Einführung im Unternehmen gelingt, das erfährt man hier.
Dokumentenmanagementsysteme: Moderne Lösung für Unternehmen
In Unternehmen fällt üblicherweise eine Vielzahl von eingehender und ausgehender Post, internen Schriftstücken und anderen Unterlagen an. Das kann schnell dazu führen, dass Mitarbeiter den Durchblick verlieren und wichtige Dokumente plötzlich nicht mehr auffindbar sind. Außerdem ist die Verwaltung der Schriftsachen bereits in einem mittelständischen Unternehmen häufig mit großem Aufwand verbunden und beansprucht wertvolle personelle Kapazitäten. Genau diese Probleme lassen sich lösen, indem man für die Verwaltung von Dokumenten ein Dokumentenmanagementsystem nutzt.
Als klassische Software oder cloudbasiert vereinfachen solche Systeme zahlreiche Arbeitsabläufe und entlasten dadurch die Mitarbeiter im Büro. Ein Dokumentenmanagementsystem dient der Erfassung, Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von verschiedenen Schriftstücken wie Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und internen Dokumenten. Die Verwaltung erfolgt digital, was viele alltägliche Arbeitsschritte im Büro deutlich vereinfacht.
Die wichtigsten Vorteile eines DMS
Den wichtigen Vorteil der Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse und einen vereinfachten Arbeitsaufwand haben wir uns bereits genauer angesehen. Mit ihm verbunden sind Einsparungsmöglichkeiten beim Personal oder frei werdende Personalkapazitäten für andere anfallende Aufgaben. Ein großer Vorteil ist zudem, dass die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten deutlich sinkt. Einmal digital abgelegte Schriftstücke lassen sich im Handumdrehen wiederfinden und nutzen. Die Suche nach speziellen Dokumenten ist einerseits über den Titel des Schriftstücks und andererseits über Metadaten oder die Volltextsuche möglich.
Außerdem vermeiden moderne DMS, dass bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Mitarbeiter verschiedene Versionen des Schriftstücks entstehen. Auch die Zugriffsrechte lassen sich gezielt und individuell festlegen. Besonders sensible Unterlagen können auf diese Weise vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Rechtlich ergibt sich aus der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems ein weiterer Vorteil, denn hiermit lassen sich Schriftstücke revisionssicher archivieren.
In Zeiten des Arbeitens im Home-Office ist ein DMS ebenfalls von großem Vorteil, denn der Zugriff auf die digital abgelegten Dokumente ist ortsunabhängig möglich. Mitarbeiter können diese auch vom heimischen Arbeitsplatz aus oder während des Außendienstes bei Kunden jederzeit problemlos aufrufen, bearbeiten oder neue Dokumente archivieren.
Für welche Unternehmen bietet ein DMS Vorteile?
Interessant sind Dokumentenmanagementsysteme bereits für kleine und mittelständische Unternehmen. In großen, international agierenden Konzernen sind sie längst unverzichtbar. Für eine reibungslose Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen sollte frühzeitig ein Digitalisierungsbeauftragter benannt und mit allen wichtigen Aufgaben betraut werden. Außerdem sind Schulungen der Mitarbeiter wichtig. Zwar nimmt die Integration eines DMS anfänglich Zeit in Anspruch und kann mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden sein, mittelfristig spart ein solches System jedoch jede Menge Arbeitszeit und damit wertvolle Personalressourcen ein.
