Wer sich selbstständig macht, sieht sich zu Beginn seiner neuen Tätigkeit oft mit einer Menge neuer Herausforderungen konfrontiert. Gerade für Kleinunternehmer ist die Buchhaltung häufig ein großes Hindernis. Dieser Artikel gibt Tipps für den Einstieg und zeigt, wie man sich Arbeit sparen kann.
Buchhaltung: Muss das sein?
Insbesondere Unternehmer mit ordentlichem Gründergeist wollen sich am Anfang der Realisierung ihrer Geschäftsidee nur ungern mit so schnöden Dingen wie der Buchhaltung beschäftigen. Es führt aber kein Weg daran vorbei: Jeder Fehler, den man am Anfang macht – und vor allem jede Tätigkeit, die man unterlassen hat – wird sich später einmal rächen. Bestenfalls stapelt sich die Arbeit, schlimmstenfalls hat man sogar höhere Kosten, weil man bestimmte Fristen versäumt hat. Das kann beispielsweise auch das Zahlen von Rechnungen betreffen.Der Kleinunternehmer sollte dabei grundsätzlich zwei Typen unterscheiden: Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.
Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die beim Unternehmer selbst eingehen, welche also von anderen Unternehmen oder Personen ausgestellt wurden. Diese sollte man grundsätzlich übersichtlich aufbewahren und zügig begleichen, um Mahngebühren und ähnliche Strafen wegen Zahlungsverzug zu vermeiden. Stapeln sich die Rechnungen, lohnt sich eine Software wie Pylot Eingangsrechnungen. Mit der Scanner App von Pylot können die Rechnungen in Windeseile gescannt und sofort archiviert werden. So sorgt man schnell für eine ordentliche Buchhaltung. Überall, wo eine Rechnung eingeht, braucht man nur das eigene Smartphone parat haben. Dann kann die Rechnung sofort beglichen werden.
Beim Jahresabschluss wird man es sich selbst danken, dass man jeden Beleg gescannt und archiviert hat. Fordert das Finanzamt nämlich Belege, muss man diese sofort einreichen. Auch Konflikte mit den Geschäftspartnern lassen sich immer besser lösen, wenn man die nötigen Belege dafür sofort parat hat.
Buchhaltung bei Gründern: Keine halben Sachen
Oftmals lässt sich der Aufwand, der bei einem Unternehmen oder einer selbstständigen Person in puncto Buchhaltung anfällt, anfangs nicht so leicht abschätzen. Fakt ist aber: Er steigt – und zwar immer. Daher ist es wichtig, sich gleich zu Anfang ernsthaft damit zu beschäftigen und keine Notlösungen zu etablieren, mögen sie auch für den Moment noch so praktikabel erscheinen. Eine Ablage, in der man einfach alle geschäftsmäßigen Unterlagen stapelt, um sich „später“ darum zu kümmern, ist keine langfristige Lösung für die Buchhaltung. Natürlich muss man sich nicht um alles immer sofort kümmern, eine grundsätzliche Ordnung braucht es aber von Anfang an.
Läuft das Business nämlich einmal – und das ist schließlich das Ziel eines jeden Unternehmers – kann man sich darauf verlassen, dass der Papierkram mehr werden wird. Sorgt man rechtzeitig für Ordnung, hat man später weniger zu ordnen. Das spart eine Menge Zeit, die man gerade dann, wenn das Geschäft brummt, sehr gut brauchen kann.